>

Как провести логистический аудит регионального отделения?


Логистический аудит розницы

- проводится аудит работы розничной торговой точки,
наличия запасов продукции, запасов выставочных образцов, уровня автоматизации обработки заказов
клиентов, уровня и времени обслуживания клиентов. Одной из ключевых особенностей аудита
розницы - является тот факт, что розница это «лицо компании», и от того насколько эффективно
розница работает с покупателем - зависит будущее компании. В процессе проведения логистического
аудита следует уделять внимание мелочам, документировать все сколько-нибудь значимые
проблемы (при этом желательно его проводить без присутствия управляющего).

Логистический аудит регионального склада

- вооружившись результатами и начав
осознавать проблемы логистики на уровне «магазин-региональный склад» можно приступать к аудиту
регионального склада. Тут кроется множество подводных камней, которые нужно четко
«отфильтровывать»: во-первых региональный склад является буфером между магазином или
оптовым клиентом и центральным складом, во-вторых процессы логистики регионального склада
носят хаотический характер, когда нужно в одно и тоже время успеть принять пришедший с
центрального склада товар, а с другой - успеть отгрузить. Процесс логистического аудита следует
начинать с отгрузки продукции из регионального склада, маршрутизации доставки, комплектации
продукции на складе, системе хранения, подбора и перемещения продукции, зон склада, наличия
складской техники и оборудования, эффективности использования объема склада, приемки и
размещении продукции на хранение. В результате у вас должно сложиться мнение: о пропускной
способности склада, его реальной работоспособности и эффективности, оценке проявления проблем
в организационно-управленческом или технико-технологическом аспектах.

Логистический аудит системы поддержки продаж региона

- заключается в оценке
уровня управляемости продажами в регионе. Суть логистического аудита заключается в
систематизации данных по ритмичности продаж, оценке степени выполнимости договорных сроков
исполнения заказов, комплектности заказов, оценке уровня конкурентоспособности
представительства в регионе, маржинальной доходности продаж в связке с логистикой региона. В
итоге, у вас сформируется понимание кто управляет материальным потоком в регионе - продавцы или
логисты. Причем, особенность заключается в том, что реально может отсутствовать такой управленец
и все продажи (отгрузки) происходят стихийно. Особенностью аудита системы продаж с точки
зрения логистики должен стать ответ на вопрос: клиент всегда прав?! - Да, но отдел продаж 
управляет ситуацией и работает по четким правилам с логистами, или осуществляет
произвол?!

Логистический аудит системы управления запасами региона

- проводится для
понимания эффективности поддержки логистики и продаж с точки зрения сглаживания пиков спроса
наиболее ходовой продукции. Для оценки системы управления запасами достаточно провести
совмещенный ABC-XYZ анализ оборачиваемости продаж со склада. Анализ оборачиваемости остатков
продукции по зонам регионального склада. В результате вы получите возможность оценить реальную
эффективность работы службы продаж с учетом товарных запасов, и регионального склада с точки
зрения полезного использования площади и объема склада. Рекомендуется обращать внимание на
качество работы с остатками продукции на складах, а также при глобальном изменении ассортимента
дистрибуции (например, смене коллекций), когда гигантские остатки «зависают» в логистической
сети.

Логистический аудит системы доставки региона

- заключается в оценке уровня
периодичности входящих и исходящих поставок. Рекомендуется проведение технико-экономическое
моделирования (расчета) варианта аутсорсинга доставки продукции. При прочих равных условиях
доставка на условиях аутсорсинга будет выглядеть более привлекательной, тем более в связи с ростом
качества обслуживания 3PL провайдеров.
Особое внимание следует обратить на простой транспорта в ожидании доступа к погрузке, во
время погрузки, во время оформления документов. Часто встречается ситуация с завышением
фактических затрат на реальными. Для оценки потерь требуется анализ частоты, объема, качества
перевозок, сверки с поставщиками транспортно-логистических услуг.

Промежуточный результат логистического аудита регионального отделения

логистики

В ходе аудита региональной логистики следует уделять внимание вопросам слаженности и
продуктивности работы системы логистики в целом, потому как организационные конфликты
напрямую влияют на эффективности работы, с другой стороны следует тщательным образом
проводить оценку безопасности работы региона, как с экономической, так и информационной точки
зрения.
Нередко встречаются «семейные подряды», сговоры и «надувательства» в регионах, по
простой причине - руководство компании далеко («чем хороши удаленные представительства - да
всем!»). Процветание «удельных князьев», «панибратство»,   «крышевание» и «укрывательство
недостач» является типичной проблемой региональных складов - предотвращать и предупреждать
которые обязано руководство компании, как за счет современных недешевых средств видеофиксации,
так и частых выездных внеплановых проверок и наплывов «тайных покупателей».
Итогом, вашего 5-7 дневного посещения регионального филиала - станет понимание, каким
образом функционирует система в самом конце цепи поставок.
Если логистическая система функционирует плохо, не спешите «рубить с плеча», возможно
имеет место «эффект одуванчика» - при котором из центрального склада разносится все источники
«ошибок» и потеря эффективности работы регионального отделения.
В процессе проведения логистического аудита, так или иначе, обнажаются скрытые проблемы
управления филиалом, как в самом филиале, так и при управлении из центра. Поэтому для
определения путей повышения эффективности работы филиала и его работы в рамках единой
компании - стоит не реже одного раза в год проводить аудит системы управления филиалами.
После проведения аудит в 2-3 региональных представительствах (лучшем, худшем и середнячке)
можно приступать к логистическому аудиту логистической инфраструктуры центрального офиса.

Типичные проблемы в работе компании,

которые видит руководство до

проведения логистического аудита:

1. Большие товарные запасы в центральном
дистрибуторском складе;
2. Высокий уровень пересортицы, недостачи, брака
в центральном складе;
3. Низкий уровень сервиса розничных и оптовых
покупателей;
4. Высокий уровень логистических затрат и потерь;
5. Хаотичное управление логистикой по принципу
«пожарной команды».

Задачи логистического аудита:

1. Определить причинно-следственные связи
проблем логистики в компании
2. Разработать и внедрить действенные
мероприятия по повышению эффективности
логистики торговой компании
3. Разработать стратегию и программу
долгосрочного повышения эффективности
логистики компании.

Как провести логистический аудит в центральном офисе?


Логистический аудит системы управления запасами

- начинается с совокупного анализа системы управления
запасами в розничных торговых точках, регинальных и буферных складах, запасами центрального дистрибуторского склада, и
заканчивается анализом товарных запасов у поставщиков. При анализе требуется сопоставить оборачиваемость и выделить
наиболее маржинальные продукты, определить требуемую частоту пополнения запасов (2 недели), и величину запаса продукта
округлить до меньшего значения. Рекомендуется при работе с запасами держать сток по категории АX, BX, причем учтите, что как
только вы организовали запасы - они тут же перестроятся в туже матрицу ABC-XYZ. Особое внимание следует уделить
оборачиваемости сквозных материальных потоков (через все склады), определить места потери мощности (пропускной
способности), и разработать мероприятия по их устранению.

Логистический аудит системы приемки, обработки и планирования портфеля заказов

- при проведении
аудита следует тщательным образом анализировать алгоритмы планирования и постановки заказов в отгрузку (поставку).
Уточните быстроту реакции на запросы покупателей; возможность резервировать продукцию на любом складе; иметь «под
рукой» информацию об остатках, о состоянии груза в любом месте, где бы он ни находился в настоящий момент; ритмичности
распределения нагрузки на региональные и центральный склады; обеспечения ритмичной работы всех взаимодействующих
служб.

Логистический аудит центрального дистрибуторского склада

- заключается в оценке входящих,
перерабатываемых и исходящих потоках в смену, сутки, неделю, месяц. Часто следует обращать внимание на уровень
безопасности склада, надежности техники, используемых складских технологий, организацию работы. При проведении
логистического аудита склада следует уделять внимание потенциальным возможностям обеспечения отгрузок с учетом развития
филиалов, а также возвратные потоки из филиалов и от клиентов, организации буферных мест хранений, комплектности
поставок. Быстрая и ритмичная работа склада на всех участках сразу бросается в глаза и является одним из основных показателей
хорошего «тонуса склада». При отсутствии таковой следует провести дополнительный анализ товаропотоков склада и возможно
его реижиниринг.

Логистический аудит системы входящей и исходящей транспортировки продукции

. Особенностью
аудита транспортировки является оценка потенциальной возможности передать эту функцию на аутсорсинг. При аудите входящей
транспортировки следует оценивать ваши затраты и затраты поставщиков на доставку продукции, выполнение планов по «окнам
доставки», качеству обслуживания, своевременности предоставления документов.
Анализируя исходящую транспортировку следует также обращать внимание на простои транспорта в ожидании очереди к
складу, погрузки, оформлению документов, соблюдению принципов единого окна, систем безопасности и контроля въезда и
выезда.
Особенность рассмотрения всех видов транспортировки сразу заключается в том, чтобы постоянно анализировать базу
всех рейсов за год (на уровне месяца), вести «пул перевозок», и заключать длинные контракты с 3 PL оператором (или
аутсорсером) на логистическое облуживание по максимальному числу направлений, с учетом обратных рейсов. Постоянный
мониторинг и «прессинг» компаний перевозчиков по ценам и обслуживанию  позволяет экономить 15-25% от ежегодного
бюджета транспортной службы.

Логистический аудит системы обслуживания клиентов

- заключается оценке уровня быстроты реакции на
запросы клиентов и качества обслуживания клиентов, начиная с идентификации запроса (претензии), ее регистрации, сбора
фактов, принятия решения, удовлетворения запроса. Особенностью аудита данного процесса является множество участников
процесса различных подразделений и вариативность возможностей удовлетворения запросов клиентов, а также политикой
компании в отношении клиентов. В результате аудита должно быть выработано мнение по вопросу качества обслуживания
клиентов и возможностям  его улучшения.

Типичные примеры ситуаций «потери эффективности» в торговых компаниях:


·

в области управления запасами продукции

- «все в Матрицу». Ситуация, когда в компании после повышения
оборачиваемости запасов, через 3-5 месяцев начинают стихийно расти Матрицы, в которых по каким то немыслимым
обстоятельствам укладывается плановый прирост продаж отделов продаж, при этом продукция физически пролеживает
на складе. Результат - затоваривание склада и полная потеря управляемости запасами, громадные финансовые потери,
потери кондиции товара.
·

в области планирования транспорта

- «Все отгрузки по пятницам и 33 декабря». Ситуация, когда в компании все
отгрузки приходятся на последний день недели, т.к. клиенту (оптовику) выгодно, чтобы его работники не работали по
выходным пока товар находится «в пути». Результат - рваная работа центрального склада, потери от человеческого
фактора.
·

в области планирования портфеля производства/продаж

- «Все в закупку». Ситуация при которой менеджеры по
планированию забывают про складские остатки и ставят все заказы в производство (отдают поставщику), при этом на
складах включая региональные происходит затоваривание и потеря управляемости.
·

в области складирования продукции

- «Резиновый склад». Ситуация при которой, руководством компании
придумываются различные схемы продаж (торговли), без учета складской логистики - вся продукция размещается на тех
же площадях. При этом склад несправляется с объемом поступающей продукции и теряет эффективность.
·

в области информационной системы

- «сотрудник давно перевелся, а права к ИТ системе остались». Часто
встречающаяся ситуация, которая приводит к неправомерным действиям пользователей в ИТ системе, часто носящая
скрытый умысел. Проводить аудит прав пользователей нужно на постоянной основе, а глобально пересматривать не реже
1 раза в полгода.
·

в области инноваций

- «смастерили станок, он проработал и заглох». Часто встречается ситуация при которой
руководство компании потратив финансовые ресурсы, останавливается на достигнутом, и не делает следующий шаг.
Например, перешло с напольного хранения на стеллажное, построило склад, купило технику и оборудование, но
«забыло» про автоматизированную систему управления. Действительно, при напольном хранении - технология ручного
отбора работала, а теперь требуется понимать на каком ярусе какая продукция храниться, как долго, и пр., что сделать
прежней логистической технологией можно будет с огромными ресурсами…

Как видно из примеров, большинство ошибок которые генерируется в компании в конечном итоге проявляются на складе, поэтому когда

вы видите, что на складе начался «хаос» - не спешите «хоронить начальника склада», тщательно разберитесь в ситуации со всех сторон.

Практика показывает, что до 70% случае проблемы склада являются лишь последствиями проблем в смежных логистических процессах

(продаж -30%, закупок -20%, транспортировки - 10%, планирования - 15%, прочих - 5%).

Промежуточный результат логистического аудита в центральном офисе


После проведения аудита логистической системы в центральном офисе, следует заново
проанализировать все получившиеся факты, сопоставить данные по встречным претензиям служб, и
составить:
1. Причинно-следственные связи возникающих проблем логистики;
2. Факты потерь по всем подсистемам логистики;
3. Риски логистической системы;
4. Возможность выполнить прогнозный объем продаж логистической системой;
5. Обеспеченность логистической системы ресурсами;
6. Логистическую отчетность по всем направлениям;
7. Быстроту и качество принятия решений руководителями.

В результате, при разработке конкретных мероприятий по улучшениям, их следует

группировать по блокам:


· Организационно-управленческие улучшения;
· Технико-технологические улучшения;
· Информационные улучшения;
· Инвестиционные улучшения;

С кем проводить логистический аудит?


Типичным вопросом стоимости услуг логистического аудита и сроков его проведения задаются практически все
клиенты… Однако стоимость исполнения аудита невозможно четко рассчитать без правильной постановки целей
логистического аудита и подробного технического задания (плана аудита).
Среднерыночные ставки логистического аудита за один средний объект (предприятие численностью от 500 до 1500
чел с разветвленной филиальной структурой), при среднем сроке выполнения консультации от 1 до 2 мес.:

· сотрудник компании при заработной плате от 100 до 180 тыс. руб./мес


· внутренний консультант по логистике - от 200 до 350 тыс. руб/мес.


· внешний консультант (фрилансер) по логистическому консалтингу - от 300 до 500 тыс. руб.


· специализированная консалтинговая компания Bestlog - от 150 до 900 тыс. рублей


· международная консалтинговая компания - от 150 тыс. евро.

Как проводить логистический аудит?

В современной практике оказания консультационных услуг различают
несколько подходов к проведению логистического аудита, однако суть
заключается в следующем.

При проведении логистического аудита стандартными являются фазы:


· Подготовки к аудиту;
· Интервьирование и сбор данных;
· Проведение анализов;
· Разработка рекомендаций;
· Реализация улучшений;
· Сопровождение улучшений.

При этом участниками и исполнителями аудита могут быть любые из:


· Внутренний сотрудник компании;
· Внутренний консультант;
· Внешний консультант (фрилансер);
· Команда внешнего консультанта.
Возможны варианты, когда руководство компании согласно только на часть
логистического аудита до момента разработки рекомендаций или
реализации улучшений, так и вариант при котором внутренний
консультант выполняет все работы включая сопровождение улучшений
логистики.

Итоговые результаты логистического аудита


Результаты логистического аудита полезно отражать в виде твердой копии отчета и работать над выполнением разработанных
рекомендаций ежедневно. Обычно различают 3 версии отчета по логистическому аудиту:
1. Полный отчет по логистическому аудиту - содержит подробную информацию по всей проделанной работе согласно
плана проекта.
2. Отчет по логистическому аудиту для руководства - содержит следующее:
1. Описание проекта логистического аудита
2. Оценка уровня развития логистической системы
2.1. Оценка текущего состояния развития логистики Компании в целом
2.2. Оценка текущего логистики оптовых продаж
2.3. Оценка текущего состояния закупочной системы
2.4. Оценка текущего состояния складской системы
2.5. Оценка текущего состояния транспортной системы
2.6. Оценка текущего состояния системы распределения ТМЦ
2.7. Оценка стратегической программы логистики компании
2.8. Оценка уровня логистических затрат и показателей эффективности
2.9. Причинно-следственные связи и расшивка «узких мест» логистики
2.9.1. Корневая проблем Продажи vs Логистика
2.9.2. Корневая проблем Продажи, Маркетинг vs Закупка
2.9.3. Корневая проблема Центральный Распределительный Центр
2.9.4. Корневая проблема Транспорт/ Доставка
2.9.5. Корневая проблема Распределительная логистика
2.9.6. Корневая проблема Стратегии логистики
2.10. Выводы по логистическому аудиту компании
3. Рекомендации по улучшению логистической системы
3.1. Быстрые предложения по улучшению логистической системы
3.2. Инвестиционные предложения по улучшению работы логистической системы в целом
4. Заключение
4.1. Программа проектов развития логистической системы  до 2015г.
4.2. Приложения

3. Архив всех базовых данных, анализов, вариантов рекомендаций и прочих материалов, собранных в результате
логистического аудита.

Выводы по логистическому аудиту или план простых 6 шагов:


1. Выбрать ключевых проводников улучшений;
2. Создать проектный офис;
3. Определить проектные команды по направлениям;
4. Определить цели, сроки, бюджет и мотивацию выполнения улучшений;
5. Еженедельно и ежемесячно отслеживать и управлять изменениями;
6. Ежегодно проводить логистические аудиты для оценки достигнутых улучшений и выработки новых.
Консалтинговая компания Bestlog

Логистический аудит - независимая оценка логистической инфраструктуры и внутренних бизнес-процессов логистики компании!

Схема проведения логистического аудита
Консалтинговая компания Bestlog

Logistics Audit - an independent assessment of logistics infrastructure and internal processes of logistics company!

Logistics Audit - оцени уровень развития своей логистики!  е-почта bestlog@bk.ru, тел. +7 926 708 8736 Консалтинговая компания Bestlog|БэстЛог

a partner of the Bestlog   

+7 926 708 8736

    bestlog@bk.ru